Det er ikke så vanskelig å utvikle et IT-system. Men det er nokså vanskelig å utvikle et system som passer perfekt til utfordringene et moderne billakkeringsverksted står ovenfor. Hos PPG har man med ProcessManager imidlertid klart å skape et system som gir forbedret oversikt, samtidig som det optimerer produktiviteten og retter fokus mot økt omsetning på verkstedet. Her kan du lese mer om hva som er hemmeligheten bak systemets suksess.

Selve ideen til systemet har sitt opphav i et behov for et nytt stempelur til tidsregistrering på et verksted i Danmark. Men utviklingen har gått raskt og i dag dekker ProcessManager en lang rekke forskjellige behov på verksteder i hele Skandinavia. Systemet gir oversikt over hvor i reparasjonsprosessen bilene befinner seg, samt hvor verkstedet tjener penger. Samtidig avskaffer det alt  konvensjonelt papirarbeid med arbeidsdokumenter og tilbyr automatisk lageradministrasjon av varer. Og dette er bare noen av det mange fordelene.

Brukerinvolvering er helt sentralt

En av de sentrale drivkreftene i utviklingen av systemet hos PPG har vært Farah Mourali, som er Salgssjef i Sverige for PPG. Han understreker at grunntanken alltid har vært å ta utgangspunkt i brukerens behov. – Vi innså helt fra starten at hvis ProcessManager skal ha en reell verdi for kundene våre, så må det være brukervennlig og fleksibelt. Systemet skal kunne tilpasses brukernes behov, ikke omvendt. Og samtidig kunne vi se at der var et stort behov i hele Skandinavia for å få et system som kunne hjelpe med å skape klarhet i hvordan verkstedenes økonomiske nøkkeltall utvikler seg, slik at de kan ha det beste grunnlaget for å øke resultatet.

Og nettopp tilpasningen til brukerens behov har vært i fokus helt siden dette. Det betyr også at brukeren involveres aktivt i videreutviklingen av systemet.  I dag håndteres videreutviklingen av systemet av Robert Skog, som er Business Solution Specialist, og han beskriver prosessen slik: – Vi holder kvartalsvise møter med utvalgte nøkkelkunder og forhandlerne våre for å få  innspill til utviklingen av nye funksjoner og for å få tilbakemeldinger om de nyeste funksjonene vi har utviklet. Dette sikrer at vi alltid har et system som er i tråd med de aktuelle behovene på markedet. Så kort og godt kan man si at det er snakk om et system som er utviklet av billakkerere for billakkerere.

Slik fungerer det

Reparasjonsprosessen starter med at eieren av bilen leverer den på merkeverkstedet: Her kan du ved registreringen av bilen på merkeverkstedet sette av tid til reparasjon på lakkeringsverkstedet direkte ved å logge inn på nettet. Du kan her også oppgi tiden for når du vil at bilen skal være ferdig. Deretter settes reparasjonen i gang. Takstmannens utregninger importeres automatisk i systemet med en lenke til DBS. Lakkeringsverkstedet  får da automatisk alle data om skaden og kan se hvor mye tid som er satt av til reparasjonen.

Når selve reparasjonen er i gang, kan merkeverkstedet hele tiden følge med på nettet hvor bilen er i reparasjonsprosessen, så hvis bilens eier ringer og spør om når bilen er klar, har forhandleren alltid svaret klart uten å måtte ringe frem og tilbake. Tilbake på verkstedet er man nå i gang med å vurdere og blande fargene som skal brukes. Den blandede mengden registreres automatisk på det elektroniske arbeidskortet til bilen og før bilen kommer til den neste delprosessen i reparasjonenonen, registrerer billakkereren med ett trykk på en iPad hvor lang tid man har brukt på den aktuelle prosessen. Dermed vet verkstedet nøyaktig hvilke utgifter de har hatt på hver enkelt skade i henhold til både arbeidslønn og materialer.

Når bilen er lakkert og kontrollert, er bilen ferdig og det  er som bileier eller merkeverksted mulig å få tilsendt en sms så snart bilen er ferdig. Dermed sikres det samtidig at utgiftene til leiebiler i prosessen minimeres.

«Vi kunne se at der var et stort behov i hele Skandinavia for å få et system som kunne hjelpe med å skape klarhet i hvordan verkstedenes økonomiske nøkkeltall utvikler seg, slik at de kan ha det beste grunnlaget for å øke resultatet.»

Full oversikt

Med ProcessManager har kundene alltid full oversikt. Farah Mourali fra PPG oppsummerer det slik: – Når medarbeiderne kommer om morgenen, skanner de seg selv inn, slik at ProcessManager-systemet vet at de er på jobb og kan tildeles oppgaver. Når en lakkeringsoppgave så – via booking-funksjonen på nettet – opprettes av en av lakkererens kunder, kan lakkereren enkelt og raskt se hvem som har tid til å ta jobben. Slik sikres det også man ikke ”dobbelt-booker” medarbeiderne sine. Foruten disse fordelene er det i tillegg mulig å hente frem blant annet fraværsstatistikk og ferieoversikter, noe som gjør administrasjonen på verkstedet lettere.

Et annet viktig område som kan spare alle verksteder for mye penger, er muligheten til å hente frem mange relevante nøkkeltall, som nevnt tidligere. Blant annet er det mulig å se hvor mange timer av de tilgjengelige timene på verkstedet man har fakturert, både totalt og per medarbeider. Dessuten gir systemet mulighet for å få et helt nøyaktig innblikk i verkstedets forbruk av materialer, blant annet fordi det i ProcessManager også finnes en modul til lageradministrasjon som skanner ut forbruksvarer og bestiller nye automatisk.