ProsessManager – Effektiv produksjonsstyring

Prosess Manger er moderne produksjonsstyringsystem for skade- og lakkverksteder. Systemet er utviklet det danske datafirma TRP-Solutions for PPG. Vi har besøkt Skade og Lakk AS i Fredrikstad for å se hvordan systemet fungerer i praksis.

-Verkstedet ble etablert i 2000 forteller Trond Furuli, daglig leder for Skade og Lakk AS helt fra starten. I starten var vi 13 mann. Eierne var de lokale forhandlerne av Ford og Volvo. I 2001 gikk den lokale Ford forhandleren konkurs. Det skapte problemer for oss i en periode. I 2002 kom imidlertid den lokale Møller forhandleren inn som eier og året etter gikk også Bertel O. Steen inn på eiersiden. I dag eier Bilbutikk1, Møller Bil Fredrikstad og Bertel O. Steen Fredrikstad 1/3 hver av aksjene. Det er en eierstruktur vi er meget komfortabel med og som sikrer oss kontinuerlig tilgang på jobber,

Tre avdelinger

-Som jeg nevnte startet vi med 13 medarbeidere i 2000. Vi har gradvis bygget oss opp i markedet og i dag er vi 35 medarbeidere. Skade og Lakk AS har tre avdelinger. En karosseriavdeling med 11 mann hvorav 1 lærling. I tillegg har avdelingen er arbeidene formann. Moderne bilreparasjoner krever som kjent stadig oppdatering av kunnskap. Gjennom våre eiere er vi sikret den nødvendige kursing på de forskjellige bilmerker. I lakkavdelingen er det 10 mann. Syv av disse sliper, grunner og legger på fyller. To mann sprøyter topplakk og 1 mann klargjør. I lakkavdelingen har vi en kombikabin og en atskilt sprøyte -/tørkekabin. Atskilte sprøyte-/tørkekabiner er etter mitt syn den løsningen og den løsningen som gir absolutt best effektivitet. I tillegg har vi en bilpleieavdeling. Her jobber det 3 mann. Totalt hadde vi i forrige år en omsetning på 41,5 mill. kroner.

«ProsessManger er et nettbasert  produksjonsstyringssystem, fortsetter Furuli. Systemet kan kjøres på PC, iPad eller andre typer nettbrett. Man kan koble seg opp til systemet overalt hvor det er nettilgang.»

Gode medarbeidere

-Gode og motiverte medarbeidere er så absolutt bedriftens viktigste ressurs. Uten dem ville vi ikke være i stand til å nå våre mål. Jeg er meget stolt av de ansatte. Alle er i alderen 18 – 55 år. Det har vært en bevisst politikk å ha spredning i alder på de ansatte. Vi har også lagt stor vekt på spredning i kompetanse. Jeg bruker en egenutviklet regnearkmodell for å måle effektivitet i bedriften totalt og effektiviteten til hver enkelt ansatte. Hver mann oppfordres til å sett opp en «handlingsplan» for hvordan han vil utføre en jobb. Denne type planlegging er med på å øke effektiviteten. De ansatte får bonus kvartalsvis basert på effektiviteten de tre foregående måneder. Regnearkmodellen er også nyttig for å simulere forskjellige alternativer og mulige utfall. Kort sagt, jeg kan styre bedriften systematisk ved hjelp av nøkkeltall fra modellen.

Nettbasert produksjonsstyringsystem

-ProsessManger er et nettbasert  produksjonsstyringssystem, fortsetter Furuli. Systemet kan kjøres på PC, iPad eller andre typer nettbrett. Man kan koble seg opp til systemet overalt hvor det er nettilgang. Jeg må innrømme at for meg personlig kan dette vær en ulempe i feriene. Alle som arbeider med produksjon har hver sin iPad. Dessuten har vi plassert store skjermer er rekke steder i bedriften. Et av målene har vært å eliminere papir. Hver skade kunne lett bli en mappe med papir. Nå ligger alt på de enkelte nettbrett/PCer og på serveren. Det betyr blant annet at alt er lagret og er tilgjengelig. Det er lett å gå tilbake til en bestemt jobb og finne de ønskede data. Alt er registrert slik at vi har full dokumentasjon ved eventuelle reklamasjoner.

Hver man sin iPad

-Som jeg nevnte ovenfor har alle som arbeider i produksjon en iPad. I systemet har de hver sin «side». Oppdrag/arbeidsordre fordels ut til den enkelte via hans/hennes «side». Med en knapp på skjermen starter tidsregistreringen. For så vidt på samme prinsipp som med manuelle stemplingskort. Systemet registrerer forbrukt tid på hver enkelt jobb. Når det ikke arbeides velges «stoppknappen» på skjermen. Når en mann er ferdig med sin prosess sendes oppdraget videre. I systemet er det også registrert hvor mange objekter (bil + løse deler etc.) som skal inn i neste prosess. Alle som arbeider med bilen kan hele tiden se når den skal være ferdig. Holder man seg innenfor den beregnete tidsfrist kommer leveringsdato og tid opp i svart. Når det er 2 timer igjen til levering endrer tallene farge til orange. Ved planlagt tid for levering blir tallene røde.

Flyt gjennom systemet

En skadereparasjon består av en rekke forskjellige prosesser. Alle prosesser registreres i systemet. Så snart en prosess er avsluttet sendes «arbeidsordre» elektronisk til den som er ansvarlig for neste prosess. Han/hun vil da få oppdraget opp på «sin side» via iPad.  Den første prosessen er takst booking. Avtalt dato og klokkeslett for takst legges inn i ProsessManger. Etter at taksten er foretatt avtales tid for reparasjon. Deler og leiebil bestilles. Deretter fordeles jobbene. Dette gjøres på basis av den enkeltes arbeidsmengde og effektivitet. Den som skal utføre jobben i karosseriverkstedet får oppdraget opp på «sin side». Når denne delen av jobben er ferdig foretas sluttkontroll og jobben sendes videre til lakkavdelingen. Bildet på iPaden viser hva som skal lakkeres. Forarbeidet, dvs. sliping, grunning og sprøyting av fyller, fordeles etter samme prinsipp som i karosseriverkstedet. Fargen skannes slik at resepten er klar når forarbeidet er avsluttet og bilen er klar for påføring av topplakk. Deretter foretas sluttkontroll lakk og det kontrollers mot takst at man har fått med seg alt. Etter montering, vask og endelig sluttkontroll er bilen klar for levering og kunden kontaktes. Hele tiden benyttes prinsippet om at jobben sendes videre til neste mann via iPad.

Lagerstyring

-ProsessManager har også en lagerstyringsfunksjon for lakk og tilbehør, denne funksjonen heter PaintManager, fortsetter Furuli.  Når lakkprodukter og tilbehør tas ut av lageret skannes strekkoden. Systemet vet derfor til enhver tid hvor mye som er på lager. Ved lagertelling er det imponerende hvordan «kart og terreng» stemmer overens. Det er lagt inn minimumsbeholdninger i systemet. Med utgangspunkt i disse genererer systemet automatisk en bestilling som sendes elektronisk til vår lakkleverandør C. Christoffersen. Han leverer varer to ganger i uken.

-Selv om det nok kan virke litt overveldende når man får det presentert første gang er systemet faktisk enkelt og logisk i bruk, avslutter Furuli. Innkjøring av systemet i karosseriavdelingen tok ca. en uke. I lakkavdelingen var det hele unnagjort på ca. 3 timer.

Forberedt på fremtiden

-Skjerpet konkurranse gjør det nødvendig med øket effektivitet, bedre prosesser, styring og kontroll. sier Morten Røsholm, PPG Market og Sales Manager i Norge. Vi ser det som vår oppgave å hjelpe våre kunder med dette. Derfor har vi fått utviklet ProsessManager og Paint Manager. Med disse systemene kan de fleste verksteder forbedre sine driftsprosesser og bli mer konkurransedyktige. Ressursene kan utnyttes bedre og arbeidsbelastningen fordeles jevnere. Resultatet er at man kan få gjennom flere jobber og forbedrer lønnsomheten.