Seit Juli 2018 ist der ProcessManager bei NEXA AUTOCOLOR® Partnerbetrieb Koopmann Lack und Karosserie GmbH, Osnabrück, im Einsatz – und hat hier bereits für ein Plus an Effizienz gesorgt. „Als unser Lackpartner uns bezüglich des ProcessManagers ansprach, haben wir sofort zugesagt und wurden so bundesweit der erste Betrieb, bei dem sich die digitale Lösung im Alltagseinsatz beweist – und das tut sie sehr überzeugend!“, erklärt Sven Aßmann, Geschäftsleitung Koopmann Lack und Karosserie .

„Wir wollten unsere Betriebsprozesse schon länger optimieren und effizienter gestalten. Dazu hatten wir bereits ein anderes Planungstool installiert, dieses war jedoch schwer zu bedienen und nicht auf Lackierbetriebe spezialisiert. Der ProcessManager aber ist ein Tool, das Fachleute für Fachleute entwickelt haben, und das merkt man sofort: Er unterstützt unsere Prozesse wirklich spürbar und hat bereits einiges an Optimierungsleistung gebracht.“

Dazu unterstützt die kluge Software das Unternehmen bei der Planung und Steuerung aller Arbeitsschritte des gesamten Instandsetzungsprozesses. Von der Fahrzeugannahme über die Bearbeitung in den Abteilungen Karosserie und Lack bis zur finalen Abgabe an den Kunden reicht das Übersichtsspektrum des ProcessManagers, und das schnell und übersichtlich abrufbar für alle Projekte, die aktuell im Betrieb bearbeitet werden. Dabei kann das Programm auf dem Monitor, dem Tablet oder dem Smartphone eingesetzt werden, nutzen Mitarbeiter und Führungsverantwortliche das innovative Tool gleichermaßen.

Volle Integration für das entscheidende Plus an Effizienz

Etwa wie bei Koopmann: Hier ist der ProcessManager längst in alle Betriebsbereiche integriert, wird in allen Arbeitsprozessen von der Ankunft eines Wagens bis zur Auslieferung eingesetzt – mit überzeugenden Ergebnissen. Sven Aßmann: „Der ProcessManager unterstützt uns etwa bereits bei der Fahrzeugaufnahme, liefert hier eine grobe Ersteinschätzung, welche Arbeitsschritte und welche zeitlichen Ressourcen für die Instandsetzung nötig sein werden. Auf dieser Grundlage können wir neue Aufträge nicht nur optimal in unser Projektmanagement einplanen, sondern unsere Kapazitäten zusätzlich ideal einsetzen. So reduzieren wir Leer- und Wartezeiten, für unsere Mitarbeiter ebenso wie für unsere Kunden. Diesen können wir darüber hinaus verbindliche Zeitrahmen nennen, was die Kundenzufriedenheit zusätzlich erhöht.“

Zudem bietet das Tool jederzeit einen Überblick über die aktuelle Auslastung der Werkstatt sowie den derzeitigen Stand jedes einzelnen Auftrages. Dies ermöglicht eine optimale Planung der einzelnen Instandsetzungsschritte sowie die perfekte Arbeitseinteilung der Mitarbeiter. „Durch den ProcessManager erreichen wir ein hohes Maß an Flexibilität für alle an der Instandsetzung Beteiligten sowie für die Führungsverantwortlichen“, so Sven Aßmann. Dadurch, dass das Tool webbasiert arbeitet, kann jeder Kollege stets einsehen, welche Aufträge sich auf welchem Stand befinden und was seine nächsten Aufgaben sind. Und weil das Programm mit allen Abteilungen vernetzt ist, kann etwa abgerufen werden, ob das Material für ein Projekt im Mischraum bereits erstellt wurde. Das spart Wegezeiten und mögliche Fehler in der Koordination und Kommunikation. Sven Aßmann: „Als Geschäftsleiter habe ich darüber hinaus die Möglichkeit, mir einen allgemeinen Status über die Werkstatt zu verschaffen, kann aber auch detailliert einzelne Projekte aufrufen. So bin ich immer auf dem Laufenden und kann reagieren, sollte dies nötig sein. Zusätzlich kann ich verschiedene Auswertungen abfragen, etwa Materialverbrauch, Zeiterfassung usw. Das ist sehr komfortabel.“

Nah dran an der Realität im K+L-Betrieb

Zudem sei die Bedienung der Software sehr einfach zu erlernen und ebenso leicht zu bedienen, sowohl vonseiten der Mitarbeiter als auch von Führungsverantwortlichen. Insgesamt, so Aßmann, seien die Anforderungen an das Team in puncto Planung und Verwaltung mit dem ProcessManager geringer geworden. Was er noch positiv an dem neuen Tool findet? „Die Lösung ist sehr nah dran an der Betriebsrealität im operativen Geschäft – ein sehr großer Vorteil. Der ProcessManager kann zudem für jeden Betrieb individuell eingerichtet werden, das ist perfekt“, erläutert Sven Aßmann. „Wir haben hier den konkreten Überblick über genau die Aspekte und Elemente, die für unser Unternehmen maßgeblich sind, können so das Prozessmanagement gezielt optimieren – und die Wirtschaftlichkeit des gesamten Betriebes erhöhen. Darüber hinaus hat die Arbeit mit einem so hochmodernen Tool auch eine Außenwirkung: Bei uns hat nicht nur jeder Mitarbeiter ein Tablet, wir arbeiten auch mit topaktuellen digitalen Möglichkeiten. Ein echter Imagegewinn im Hinblick auf Kunden, aber auch unsere derzeitigen und möglichen künftigen Mitarbeiter: Koopmann geht mit dem Puls der Zeit!“

Sein Fazit zum schlauen Tool:

Der ProcessManager hält, was er verspricht! Wir möchten ihn in unserem Unternehmen nicht mehr missen!