Gjord av billackerare för billackerare

Det är enkelt att göra ett IT-system. Men det är svårt att göra ett system som passar perfekt för de utmaningar som en modern lackeringsverkstad står inför. Hos PPG har man med ProcessManager emellertid lyckats skapa ett system som både ger bättre överblick, optimerar produktiviteten och fokuserar på att öka lönsamheten i verkstaden. Här kan du läsa mer om vad som är hemligheten bakom systemets framgångar.

Själva idén till systemet kom ur ett behov av en ny stämpelklocka på en verkstad i Danmark. Men utvecklingen tog snabbt fart och idag täcker ProcessManager en lång rad olika behov på verkstäder i hela Skandinavien genom att systemet ger en överblick över var bilarna är i reparationsprocessen, hur verkstaden tjänar pengar, det eliminerar allt vanligt pappersarbete med arbetsunderlag på papper samt erbjuder automatisk lagerhantering av varor. Och detta är bara några av alla fördelar.

Användarstyrningen är helt central

En av de centrala drivkrafterna i utvecklingen av systemet hos PPG har varit Farah Mourali, som är försäljningschef i Sverige hos PPG. Han understryker att grundtanken alltid har varit att utgå från användarnas behov: ”Vi insåg redan från start att om ProcessManager skulle få ett verkligt värde som verktyg för våra kunder, så måste det vara användarvänligt och flexibelt. Systemet måste kunna anpassas till användarnas behov – inte tvärt om. Och samtidigt kunde vi se att det i hela Skandinavien fanns ett stort behov av att få ett system som kunde hjälpa till att skapa klarhet i hur verkstädernas ekonomiska nyckeltal utvecklade sig, så att de fick ett bra underlag för att öka sin lönsamhet.”

Och just anpassningen till användarnas behov har legat i fokus ända sedan dess. Det innebär också att användarna aktivt deltar i vidareutvecklingen av systemet. Idag sköts systemets vidareutveckling av Robert Skog, som är Business Solutions Specialist hos PPG, och han beskriver processen så här: ”Vi har kvartalsmöten med utvalda nyckelkunder och våra återförsäljare för att samla in underlag för utveckling av nya funktioner och för att få återkoppling på de senast utvecklade funktionerna. Det säkerställer att vi alltid har ett system som ligger i linje med de aktuella behoven på marknaden.” Så kortfattat kan man säga att det rör sig om ett system som är utvecklat av billackerare för billackerare.

Så här fungerar det

Reparationsprocessen börjar med att bilens ägare lämnar sin bil på märkesverkstaden: Här kan man vid inskrivningen på märkesverkstaden boka tid för reparation på fordonslackeringen direkt genom att logga in på internet. Här kan man också skriva in när man vill att bilen ska vara färdig. Därefter påbörjas reparationen. Värderingsmannens uppgifter importeras automatiskt in i systemet med hjälp av en länk till CABAS, så att lackeringsverkstaden automatiskt får alla uppgifter om skadan och kan se hur mycket tid som avsatts till reparationen.

När själva reparationen är igång kan märkesverkstaden hela tiden se online var bilen befinner sig i reparationsprocessen, så om bilens ägare ringer och frågar när bilen är klar kan personalen alltid svara utan att behöva ringa fram och tillbaka. Inne på verkstaden håller man nu på att väga och blanda de kulörer som ska användas. Den blandande mängden förs automatiskt in på bilens elektroniska arbetskortet, och innan bilen kommer till nästa delprocess i reparationen registrerar billackeraren med ett tryck på surfplattan hur lång tid han har lagt på aktuell process. På så sätt vet verkstaden exakt vilka kostnader för både arbete och material den har för varje enskild skada.

När bilen är lackerad och kontrollerad är den klar och då kan bilägaren eller märkesverkstaden få ett sms om att bilen är färdig. Därmed säkerställs också att utgifterna för lånebilar i processen minimeras.

”Vi kunde se att det i hela Skandinavien fanns ett stort behov av att få ett system som kunde hjälpa till att skapa klarhet i hur verkstädernas ekonomiska nyckeltal utvecklade sig, så att de fick ett bra underlag för att öka sin lönsamhet.”

Full koll

Med ProcessManager har kunderna alltid full koll. Farah Mourali från PPG sammanfattar det så här: ”När medarbetarna kommer på morgonen skannar de in sig själva så att ProcessManager-systemet vet att det är på jobbet och kan tilldelas arbetsuppgifter. När ett lackeringsuppdrag (via bokningsfunktionen online) skapas av en av lackerarens kunder kan chefen snabbt och enkelt se vem som har tid att lösa uppgiften och man säkerställer att man inte ’dubbelbokar’ sina medarbetare.” Utöver dessa fördelar finns det dessutom möjlighet att ta del av bland annat kulörstatistik och semesterplanering, vilket sammantaget gör att administrationen på verkstaden underlättas.

Ett annat viktigt område som kan bespara alla verkstäder mycket pengar är den tidigare nämnda möjligheten att få ut en mängd viktiga nyckeltal. Det går bland annat att se hur många av de tillgängliga timmarna på verkstaden som man har fakturerat, både totalt och per medarbetare. Dessutom ger systemet möjlighet att få en exakt inblick i verkstadens materialförbrukning, bland annat för att det finns en lagerhanteringsmodul i ProcessManager, där förbrukningsprodukterna skannas ut så att de automatiskt kan beställas på nytt.